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Guida Utente Passo-Passo

Impara a padroneggiare Play the Event con tutorial dettagliati per ogni funzionalità. Dalla creazione dell'account all'analisi avanzata degli eventi.

Primi Passi

Impara le basi e inizia a organizzare il tuo primo evento in pochi minuti

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Configura il primo evento

Crea il tuo primo evento con titolo, data, location e budget in pochi click

Dalla dashboard, clicca sul pulsante 'Crea Nuovo Evento'

Compila i campi obbligatori: titolo, descrizione, date inizio/fine

Aggiungi location, budget iniziale e seleziona la valuta preferita

Clicca 'Crea Evento' e il tuo primo evento è pronto

Naviga la piattaforma

Scopri le sezioni principali e impara a muoverti efficacemente nell'interfaccia

Dashboard: visualizza statistiche, eventi attivi e attività recenti

Eventi: accedi all'elenco completo e ai dettagli di ogni evento

Profilo: gestisci le tue informazioni personali e preferenze

Analytics: monitora metriche, grafici e report in tempo reale

Configura impostazioni e preferenze

Personalizza l'esperienza impostando lingua, valuta, notifiche e tema

Vai al tuo profilo e clicca sulla sezione 'Impostazioni'

Seleziona lingua preferita (Italiano/Inglese) e valuta predefinita

Configura le preferenze di notifica (email, in-app, promemoria)

Salva le modifiche e l'app si adatterà alle tue preferenze

Gestione Eventi

Crea e gestisci eventi completi con timeline, task, location e partecipanti

Crea e modifica eventi

Gestisci il ciclo di vita completo degli eventi dalla creazione alla chiusura

Crea un nuovo evento dal pulsante '+' nella dashboard o sezione Eventi

Modifica gli eventi esistenti cliccando sull'icona matita o 'Modifica'

Cambia stato evento: Bozza → Attivo → Completato → Archiviato

Elimina eventi archiviati che non servono più (azione irreversibile)

Costruisci timeline eventi

Crea una timeline dettagliata con milestones, scadenze e fasi dell'evento

Accedi alla sezione 'Timeline' all'interno del dettaglio evento

Aggiungi milestone importanti (es: invio inviti, conferma location)

Imposta date e orari per ogni fase dell'evento

Visualizza la timeline in formato calendario o lista per una visione completa

Gestisci location e sedi

Aggiungi sedi multiple con indirizzi, mappe interattive e indicazioni

Nella sezione 'Location', clicca 'Aggiungi Sede'

Inserisci nome, indirizzo completo e note aggiuntive (parcheggio, accessibilità)

Visualizza la mappa interattiva per verificare la posizione esatta

Condividi le indicazioni con i partecipanti tramite link o email

Organizza task e assegnazioni

Crea lista task, assegna responsabilità e monitora il progresso

Vai alla sezione 'Task' e clicca 'Nuovo Task'

Definisci nome task, descrizione, scadenza e priorità (Alta/Media/Bassa)

Assegna task ai partecipanti o membri del team organizzativo

Monitora lo stato dei task (Da fare, In corso, Completato) dalla dashboard

Partecipanti

Invita e gestisci ospiti, monitora RSVP e organizza gruppi per un controllo totale

Invia inviti

Invia inviti personalizzati via email o condividi link pubblici

Dalla sezione 'Partecipanti', clicca 'Invita Ospiti'

Inserisci email degli invitati (uno per riga) o importa da file CSV

Personalizza il messaggio di invito con testo e dettagli evento

Invia inviti massivi o individualmente, e monitora lo stato di consegna

Monitora RSVP

Traccia le risposte in tempo reale e gestisci conferme e rifiuti

Visualizza la dashboard RSVP con statistiche: Confermati, In attesa, Rifiutati

Imposta promemoria automatici per chi non ha ancora risposto

Gestisci le risposte: conferma manuale, richieste speciali, note ospiti

Esporta lista partecipanti confermati in formato PDF o Excel

Crea gruppi ospiti

Organizza partecipanti in gruppi per facilità di gestione e comunicazione

Nella sezione 'Gruppi', clicca 'Crea Nuovo Gruppo'

Dai un nome al gruppo (es: Famiglia, Amici, Colleghi, VIP)

Aggiungi partecipanti al gruppo trascinandoli o selezionandoli

Invia comunicazioni mirate solo a specifici gruppi quando necessario

Mappa relazioni

Definisci relazioni tra ospiti per ottimizzare disposizione tavoli e dinamiche sociali

Accedi al 'Grafo Relazioni' dalla sezione Partecipanti

Seleziona due ospiti e definisci il tipo di relazione (40+ tipi disponibili)

Il sistema rileverà automaticamente conflitti potenziali (relazioni negative)

Usa l'AI per bilanciare i tavoli massimizzando relazioni positive

Gestione Finanziaria

Monitora budget, traccia spese e dividi costi intelligentemente tra partecipanti

Imposta budget eventi

Definisci budget totale e categorie di spesa per mantenere il controllo finanziario

Nella sezione 'Budget', imposta l'importo totale disponibile per l'evento

Crea categorie di spesa (Catering, Location, Intrattenimento, Decorazioni)

Assegna budget parziali a ciascuna categoria per distribuire le risorse

Monitora in tempo reale budget utilizzato vs. budget rimanente con grafici

Traccia spese

Registra tutte le spese con ricevute, note e categorie per report precisi

Clicca 'Aggiungi Spesa' e inserisci importo, descrizione e categoria

Carica foto ricevuta o fattura per documentazione completa

Indica chi ha pagato e data della transazione

Visualizza lista spese ordinata per data, categoria o importo

Dividi costi tra partecipanti

Usa algoritmi intelligenti per dividere spese equamente o per consumo

Seleziona una spesa e clicca 'Dividi Costi'

Scegli il metodo: Equamente, Per consumo, Percentuale custom, Manuale

Seleziona i partecipanti coinvolti nella divisione dei costi

Il sistema calcola automaticamente chi deve pagare quanto a chi

Genera report finanziari

Esporta report dettagliati con grafici, categorie e riepilogo spese

Vai alla sezione 'Report' e seleziona periodo di riferimento

Scegli il formato di export: PDF (grafico) o Excel (tabellare)

Personalizza il report includendo: riepilogo, dettagli, grafici a torta

Scarica o invia il report via email a organizzatori e stakeholder

Analytics & Report

Analizza dati, interpreta trends e prendi decisioni basate su insights in tempo reale

Usa la dashboard

Accedi a metriche chiave, KPI e statistiche aggregate da un'unica vista

Apri la Dashboard Analytics dal menu principale

Visualizza cards con metriche principali: Eventi totali, Budget, Partecipanti

Esplora grafici interattivi: andamento temporale, distribuzione budget

Filtra dati per periodo, stato evento o categoria per analisi mirate

Interpreta gli insights

Comprendi trend, pattern e anomalie nei dati per ottimizzare eventi futuri

Analizza il grafico 'Partecipazione nel tempo' per identificare picchi e cali

Verifica il tasso di conferma RSVP e confrontalo con eventi precedenti

Identifica le categorie di spesa più costose e opportunità di risparmio

Usa insights AI-powered per ricevere suggerimenti automatici e best practice

Esporta dati

Scarica dataset completi in formati standard per elaborazioni esterne

Dalla sezione Analytics, clicca 'Esporta Dati'

Seleziona tabelle da esportare: Eventi, Partecipanti, Spese, RSVP

Scegli formato: CSV (Excel compatibile) o JSON (sviluppatori)

Scarica il file e usalo per analisi personalizzate o integrazioni

Previsioni e predizioni

Sfrutta modelli predittivi per stimare partecipazione e costi futuri

Accedi alla sezione 'Forecasting' nella dashboard Analytics

Visualizza la predizione di partecipazione basata su RSVP storici

Ottieni stime di budget finale considerando trend di spesa attuali

Usa le previsioni per pianificare risorse e prendere decisioni proattive

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